Mahnung Vorlage 2026 – Online-Generator mit PDF-Export

Am einfachsten mit unserem Online-Generator: Firmendaten eintragen, die Bezugs-Rechnung angeben, Mahnstufe wählen – der Text wird automatisch angepasst. Per Klick als professionelles PDF drucken. Kein Word, kein Formulieren, kein Login.

Ja – genau diesen nutzen Sie gerade. Er läuft vollständig im Browser, speichert keine Daten und erfordert keine Registrierung. Ideal für einzelne Mahnungen. Für automatische Überwachung aller Rechnungsfristen empfehlen wir Clean Invoice.

Rechtlich gibt es keinen Unterschied – beides sind Mahnungen. Eine „Zahlungserinnerung" ist lediglich eine freundlichere Formulierung für die erste Mahnstufe und schont die Kundenbeziehung. Ab der 2. Mahnstufe spricht man üblicherweise von der „Mahnung". Unser Generator passt den Ton automatisch an die gewählte Stufe an.

Mahngebühren dürfen Sie ab Verzugseintritt berechnen. Der Kunde gerät automatisch in Verzug, wenn er 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht zahlt (§ 286 Abs. 3 BGB) – vorausgesetzt, die Rechnung enthielt einen Hinweis auf diese Frist. Alternativ tritt Verzug nach erfolgloser Mahnung ein.

Mahngebühren müssen den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln. Bei Verbrauchern (B2C) sind 2,50–5,00 € pro Mahnung üblich und gerichtlich anerkannt. Überhöhte Mahngebühren sind unwirksam. Bei Geschäftskunden (B2B) kann zusätzlich eine Mahnpauschale von 40,00 € verlangt werden (§ 288 Abs. 5 BGB).

Verzugszinsen betragen bei Verbrauchern (B2C) 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (aktuell 3,37 %, Stand 01/2026, Quelle: Bundesbank), bei Geschäftskunden (B2B) 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Formel: Rechnungsbetrag × (Basiszins + 5 % bzw. 9 %) × Verzugstage ÷ 365. Unser Generator berechnet die Zinsen automatisch.

Ohne gesonderte Vereinbarung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern muss die Rechnung einen Hinweis auf die 30-Tage-Frist enthalten. Mit einer konkreten Zahlungsfrist auf der Rechnung gerät der Kunde am Tag nach Ablauf in Verzug.

Nein, gesetzlich ist keine vorherige Zahlungserinnerung erforderlich. Sie können direkt mahnen, sobald der Kunde in Verzug ist. Eine freundliche Erinnerung vorab ist jedoch gute Geschäftspraxis – sie erhält die Kundenbeziehung und führt oft schneller zum Zahlungseingang.

Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, um den Verzug festzustellen – danach können Sie sofort einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. In der Praxis empfiehlt sich ein dreistufiges Mahnverfahren (Erinnerung → 1. Mahnung → Letzte Mahnung), um die Kundenbeziehung zu wahren und den guten Willen zu dokumentieren.

Ja, aber nur in angemessener Höhe (2,50–5,00 € pro Mahnung). Die 40-€-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB gilt nur bei Geschäftskunden (B2B). Bei Verbrauchern dürfen Sie nur den tatsächlich entstandenen Aufwand (Porto, Papier, Bearbeitung) berechnen.

Bleiben Sie sachlich und höflich: „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass folgende Rechnung noch offen ist. Wir möchten Sie freundlich um Ausgleich bis zum [Datum] bitten." Unser Generator erstellt die Texte je Mahnstufe automatisch – von freundlich bis bestimmt.

Klar und unmissverständlich: „Trotz wiederholter Mahnung ist die Rechnung weiterhin unbeglichen. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis zum [Datum]. Nach fruchtlosem Ablauf werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten." Wichtig: Nur androhen, was Sie auch umsetzen werden.

Ein Mahnbescheid ist eine gerichtliche Zahlungsaufforderung. Beantragen können Sie ihn online unter mahngerichte.de. Die Gerichtskosten betragen ab 36 € (bis 1.000 €). Der Schuldner hat 14 Tage Widerspruchsfrist. Ohne Widerspruch können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen.

Wenn der Schuldner auf die letzte Mahnung nicht reagiert und der offene Betrag die Kosten eines Mahnverfahrens rechtfertigt (in der Regel ab ca. 200–500 €). Bei Beträgen über 5.000 € empfiehlt sich eher ein Anwalt als ein Inkassobüro, da dieser ggf. auch klagen kann.

Ja, der Generator ist vollständig responsiv. Füllen Sie die Felder aus, wählen Sie die Mahnstufe und tippen Sie auf „Als PDF drucken". Für die beste Druckqualität empfehlen wir ein Tablet oder Desktop-Gerät.

Bei einzelnen Mahnungen hilft unser kostenloser Generator. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, verlieren Sie schnell den Überblick über Zahlungsfristen. Clean Invoice verfolgt automatisch jede Rechnung, erkennt überfällige Zahlungen sofort und generiert auf Knopfdruck die nächste Mahnstufe – mit korrekten Verzugszinsen und revisionssicher archiviert.