GoBD
GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
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Was sind die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind Vorgaben des Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchhaltung. Für Handwerker besonders relevant: die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und die Anforderungen an digitale Archivierung.
Die 5 Kernprinzipien
| Prinzip | Bedeutung | Praxisbeispiel |
|---|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar sein | Rechnung → Buchung → Bankbeleg |
| Vollständigkeit | Alle Unterlagen müssen erfasst werden | Keine Rechnung darf fehlen |
| Richtigkeit | Buchungen müssen den Tatsachen entsprechen | Leistungsdatum korrekt angeben |
| Zeitgerechte Erfassung | Buchungen zeitnah vornehmen (10-Tage-Regel) | Rechnung innerhalb von 10 Tagen erfassen |
| Ordnung | Systematische Ablage und Zuordnung | Rechnungen nach Nummern sortiert |
Aufbewahrungsfristen
| Dokumenttyp | Frist | Ab wann? |
|---|---|---|
| Rechnungen (Eingang + Ausgang) | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres der Ausstellung |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Geschäftsbriefe (empfangen) | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres des Empfangs |
| Geschäftsbriefe (gesendet) | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres des Versands |
| E-Mails (geschäftsrelevant) | 6–10 Jahre | Je nach Inhalt (Rechnung = 10 J.) |
| Verträge | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres der Beendigung |
| Angebote (angenommen) | 6 Jahre | Ende des Jahres der Annahme |
Was ist erlaubt – was nicht?
| ✅ Erlaubt | ❌ Nicht ausreichend |
|---|---|
| Digitale Archivierung als PDF/A | Nur ausdrucken und Datei löschen |
| Scan von Papierrechnungen (mit Verfahrensdoku) | Rechnungen in veränderlichen Word-Dateien |
| Cloud-Speicherung mit Zugriffsprotokoll | Fotos auf dem Handy ohne Backup |
| E-Rechnung im Original-XML speichern | Nur den PDF-Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren |
| DMS mit Versionierung | USB-Stick im Schreibtisch |
E-Rechnungen und GoBD ab 2025
Seit 2025 sind E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) Pflicht im B2B-Bereich. Die GoBD-Anforderungen:
| Regel | Details |
|---|---|
| Original aufbewahren | XML-Datei speichern, nicht nur den Ausdruck |
| Unveränderbar | Kein nachträgliches Editieren der XML-Datei |
| Maschinell auswertbar | XML-Daten müssen für das Finanzamt lesbar bleiben |
| 10 Jahre | Aufbewahrungsfrist wie bei allen Rechnungen |
Verfahrensdokumentation
Jeder Betrieb braucht eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege verarbeitet werden. Für kleine Handwerksbetriebe reicht ein kurzes Dokument:
Inhalt (Kurzfassung für Kleinbetriebe)
- Belegerfassung: Wie kommen Rechnungen rein? (Post, E-Mail, Portal)
- Verarbeitung: Wie werden sie gebucht? (Software, Steuerberater)
- Speicherung: Wo werden Belege abgelegt? (Cloud, lokaler Ordner)
- Datensicherung: Wie oft und wohin? (Automatisches Backup)
- Zugriffsrechte: Wer hat Zugang? (Inhaber, Steuerberater)
👷♂️
Meister-Tipp
Die Verfahrensdokumentation klingt schlimmer als sie ist. Für einen Einmann-Betrieb reicht ehrlich gesagt eine DIN-A4-Seite: 'Rechnungen kommen per Mail rein, werden in Lexoffice erfasst, automatisch in die Cloud gesichert, Steuerberater hat Zugriff.' Fertig. Aber: Sie muss existieren! Ohne Verfahrensdoku kann das FA bei einer Prüfung die gesamte Buchführung verwerfen.
Typische Fehler im Handwerk
| Fehler | Risiko | Lösung |
|---|---|---|
| E-Rechnungen nur ausdrucken | GoBD-Verstoß, XML-Original fehlt | E-Mail-Anhang (XML) speichern |
| Belege auf dem Handy | Kein Backup, nicht unveränderbar | Sofort in Cloud/DMS übertragen |
| Keine Verfahrensdoku | FA kann Buchführung verwerfen | Template ausfüllen (1 Seite reicht) |
| Papieroriginal nach Scan vernichten | Nur erlaubt mit Verfahrensdoku | Erst Verfahrensdoku, dann scannen |
| Word-Dateien als Rechnungen | Veränderbar, nicht GoBD-konform | Immer als PDF/A exportieren |
GoBD-konforme Archivierung: Optionen
| Lösung | Kosten | Für wen? |
|---|---|---|
| Rechnungssoftware (Lexoffice, SevDesk) | 10–30 €/Monat | Alle Betriebe |
| Cloud-Ordner (mit Versionierung) | 5–15 €/Monat | Sehr kleine Betriebe |
| DMS (Dokumentenmanagement) | 20–50 €/Monat | Mittlere Betriebe |
| Steuerberater-Portal (DATEV Unternehmen online) | Über StB-Gebühr | Bei engem StB-Kontakt |
Checkliste: GoBD für Handwerker
- ✅ Alle Rechnungen (Eingang + Ausgang) digital gespeichert
- ✅ E-Rechnungen im Original-XML aufbewahrt
- ✅ Belege unveränderbar gespeichert (PDF/A)
- ✅ Aufbewahrungsfristen eingehalten (10 Jahre Rechnungen, 6 Jahre Geschäftsbriefe)
- ✅ Verfahrensdokumentation vorhanden (auch kurz ist OK)
- ✅ Backup-Strategie dokumentiert und aktiv
- ✅ Geschäftsrelevante E-Mails archiviert
→ Ausführlicher Ratgeber: Rechnung schreiben als Handwerker 2026
Häufige Fragen zu GoBD
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie regeln, wie Unternehmen ihre Buchführung digital führen und Belege archivieren müssen.
Wie lange muss ich Rechnungen nach GoBD aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 AO). Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Korrektur- und Stornorechnungen.
Darf ich Papierrechnungen scannen und das Original vernichten?
Ja, unter bestimmten Bedingungen. Der Scan muss bildlich identisch sein, Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation, und der Scan muss unveränderbar gespeichert werden (z.B. als PDF/A).
Brauche ich als kleiner Handwerksbetrieb eine Verfahrensdokumentation?
Ja, grundsätzlich schon. Aber sie muss nicht 50 Seiten lang sein – für kleine Betriebe reicht ein 2-3-seitiges Dokument, das beschreibt, wie Sie Belege erfassen, speichern und archivieren.