E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat. Anders als eine PDF-Rechnung kann sie automatisch von Software gelesen und verarbeitet werden.

Wichtig: Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes!

E-Rechnungspflicht 2026

Ab 1. Januar 2025 gilt für B2B-Geschäfte in Deutschland schrittweise die E-Rechnungspflicht:

Formate für E-Rechnungen

XRechnung

• Reiner XML-Datensatz
• Standard für öffentliche Auftraggeber
• Maschinenlesbar, aber nicht menschenlesbar

ZUGFeRD

• PDF mit eingebettetem XML
• Menschenlesbar (PDF) + maschinenlesbar (XML)
• Für Privatwirtschaft empfohlen
• ZUGFeRD 2.1/2.2 entspricht XRechnung-Standard

Vorteile der E-Rechnung

• Automatische Verarbeitung: Keine manuelle Dateneingabe
• Schnellere Zahlung: Kürzere Durchlaufzeiten
• Weniger Fehler: Keine Übertragungsfehler
• Kosteneinsparung: Druck, Porto, Ablage entfallen
• Rechtssicherheit: Nachweisbare Zustellung

Umsetzung im Handwerksbetrieb

1. Software prüfen

Die Handwerkersoftware muss E-Rechnungen erstellen und empfangen können. Führende Anbieter unterstützen ZUGFeRD.

2. Prozesse anpassen

• Eingangsrechnungen: Automatischer Import
• Ausgangsrechnungen: Export als ZUGFeRD-PDF

3. Kunden informieren

Gewerbliche Kunden auf E-Rechnung vorbereiten, E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang erfragen.

Pflichtangaben bleiben gleich

Eine E-Rechnung muss dieselben Angaben enthalten wie eine Papierrechnung:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Steuernummer oder USt-ID
• Leistungsbeschreibung
• Netto, MwSt., Brutto
• Zahlungsziel

Handwerker-Tipps

• Software-Update auf ZUGFeRD-fähige Version
• Testrechnung an sich selbst senden
• E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang einrichten
• Archivierung beachten (10 Jahre, revisionssicher)

Weiterführende Informationen

• Leitfaden E-Rechnung
• ZUGFeRD-Standard